5. soleo* Newsletter – Dokumentenmanagement

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In unserer täglichen Arbeit stellen wir immer wieder fest, dass die Träger von Sozialimmobilien die Bestandsunterlagen ihrer Immobilie, wie zum Beispiel Baugenehmigung, Nutzungsänderungen, behördliche Begehungsprotokolle usw. nicht „nachvollziehbar und konsequent“ dokumentieren. Selbst die Bestandszeichnungen stimmen häufig nicht mit der tatsächlichen Nutzung bzw. mit den örtlichen Gegebenheiten überein.

Die Grundlage einer ordnungsgemäßen Dokumentation ist die Aufbereitung aller notwendigen Unterlagen. Innerhalb unseres “professionellen Immobilienmanagement WIMtech” werden alle Unterlagen fachgerecht geprüft, gegebenenfalls aufbereitet und digitalisiert in einer immobilienbezogenen EDV- Struktur abgelegt. So entsteht ein integriertes Dokumentenmanagement, auf dem alle Verantwortlichen zu jeder Zeit zurückgreifen können.

Benötigte Dokumentenarten sind unter anderem:

  • Grundrisspläne
  • Lageplan
  • Grundbuchauszüge
  • Fachpläne der Haus- und Betriebstechnik
  • Wartungs- und Prüfprotokolle

Im Rahmen unserer soleo* Newsletter-Serie „professionelles Immobilienmanagement WIMtech“ stellen wir Ihnen im nächsten Newsletter das Instrument EDV unterstütztes Wartungsmanagement vor.

4. soleo* Newsletter – Instandhaltungsbudgetierung

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Auf der Grundlage der Instandhaltungsliste (3. soleo* Newsletter – Instandhaltung planen) wird das jährliche Instandhaltungsbudget aufgebaut bzw. überprüft. Das Budget und somit auch die einzelnen Instandhaltungsmaßnahmen werden mit den verantwortlichen Vorständen bzw. Geschäftsführern besprochen und verabschiedet. Dies sollte im vierten Quartal des Jahres erfolgen. Somit kann dann die Planung der einzelnen Maßnahmen für das Folgejahr durchgeführt und gegebenenfalls ausgeschrieben werden, um dann die eventuellen witterungsabhängigen Maßnahmen in den trockenen Jahreszeiten durchführen zu können.

Wichtig ist, bei der Budgetierung einen Posten „Unvorhergesehenes“ zu berücksichtigen. Dieser Posten „Unvorhergesehenes“ wird bei der langfristigen Durchführung des „professionellen Immobilienmanagement WIMtech” immer geringer und die Risiken dadurch auch immer kalkulierbarer.  

Die turnusmäßige jährliche Objektbewertung stellt sicher, dass die festgelegten Instandhaltungsmaßnahmen auch ordnungsgemäß durchgeführt wurden.

Im Rahmen unserer soleo* Newsletter-Serie „professionelles Immobilienmanagement WIM tech“ stellen wir Ihnen im nächsten Newsletter das Instrument EDV unterstütztes Dokumentenmanagement vor.

Hier finden Sie einen Ausszug einer sogenannten CAPEX-Liste (Instandhaltungsbudget). Für nähere Informationen kontaktieren Sie uns gerne!